Lần đầu tiên áp dụng Iso 9001: 2000 với đa phần là những sản phẩm hộ tịch có yếu tố nước ngoài, Sở Tư pháp Lâm Đồng đã rút ngắn khá nhiều thời gian hoàn tất hồ sơ và trả kết quả giải quyết cho khách hàng, đảm bảo tính công khai và đúng luật.

Đi vào triển khai từ tháng 4/2009, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 đã mau chóng “nhập cuộc” đến từng phòng nghiệp vụ trong Sở Tư pháp Lâm Đồng. Chuyên viên Phòng Hành chính tư pháp của Sở Tư pháp, Trần Thị Mỹ Linh cho biết: “Là phòng tham mưu giải quyết đăng ký hộ tịch, quốc tịch đối với những trường hợp trong tỉnh Lâm Đồng và đối với những trường hợp có yếu tố nước ngoài, toàn thể công chức trong phòng chúng tôi đều cam kết khi thực hiện “Iso” mới phải đạt mục tiêu chất lượng là: 100% hồ sơ được thụ lý và giải quyết đúng hạn, đúng luật; 100% các quy trình thủ tục đều được niêm yết công khai; tạo sự hài lòng đối với khách hàng đạt tỉ lệ trung bình hàng năm từ 80% trở lên…” Để không vi phạm cam kết, từng cán bộ và chuyên viên của Phòng Hành chính tư pháp đã thể hiện tất cả tinh thần và trách nhiệm công việc của mình. Từ lãnh đạo đến chuyên viên của phòng đều phân công theo từng phần việc cụ thể. Chẳng hạn, trong quy trình xem xét việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, bắt buộc phòng phải có một lãnh đạo và một chuyên viên cùng nhau thực hiện cuộc phỏng vấn, ghi biên bản theo từng nội dung phỏng vấn với người nam và với người nữ. Thời gian phỏng vấn trước đây đối với một người nam, hoặc nữ có thể kéo dài từ một tiếng đồng hồ trở lên; nay rút ngắn lại từ 40 - 45 phút với những nội dụng đi vào trọng tâm như: tình trạng nhân thân của mỗi bên, hoàn cảnh hai người quen biết nhau, mục đích kết hôn... Toàn bộ nội dung phỏng vấn được lập thành biên bản; phía dưới biên bản, người phỏng vấn, người ghi biên bản và đôi bên nam nữ cùng ký tên. Thời gian từ khi nhận hồ sơ đến khi thực hiện cuộc phỏng vấn đôi bên nam nữ đã được phòng triển khai chỉ 7 ngày đến 10 ngày; trong khi quy trình cải cách cho phép thời gian này đến 20 ngày. Với bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, Phòng Hành chính tư pháp đã thực hiện sự phối hợp đồng bộ, hiệu quả hơn. Hồ sơ hành chính được kiểm tra bước một ở bộ phận “một cửa” nhận và trả kết quả; sang bước hai của phòng kiểm tra lại một lần nữa; nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì nhận ngay để giải quyết; trường hợp cần bổ sung giấy tờ thì được các chuyên viên “Iso” hướng dẫn chi tiết cho khách hàng ngay lúc đó. Điều này đã khắc phục sự trùng lắp do phải kiểm tra đi, kiểm tra lại; rồi để hồ sơ nhiều ngày sau mới quyết định có tiếp nhận giải quyết hay không, làm phiền hà khách hàng đi lại nhiều lần.

Trong mười một sản phẩm ứng dụng “Iso” mới ở Sở Tư pháp Lâm Đồng thì sản phẩm đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài vẫn chiếm số lượng nhiều nhất. Có tất cả 7 phần việc thực hiện giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài kể từ khi nhận đến khi trả hồ sơ, thời gian tối đa là 30 ngày. Kết quả sau gần một năm thực hiện “Iso” mới, Sở Tư pháp Lâm Đồng đã giải quyết cấp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài là 140 hồ sơ với quy trình hoàn tất không quá 25 ngày, trước 5 ngày so với thời hạn quy định. Hoặc như sản phẩm đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận con nuôi có yếu tố nước ngoài, được quy định thời hạn giải quyết là 3 ngày kề từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần thiết xác minh thì kéo dài không quá 3 ngày nữa. Với Phòng Hành chính tư pháp của Sở Tư pháp Lâm Đồng đã giải quyết 50 hồ sơ trong năm qua chỉ thời hạn trong ngày. Trong ngày làm việc từ 7 giờ 30 đến 16 giờ 30, khách hàng được giải quyết tại chỗ qua 7 công đoạn thủ tục từ việc hướng dẫn kê khai đến việc xem xét tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan, và cuối cùng là trả kết quả cho đương sự ký nhận, đồng thời phát phiếu thăm dò ý kiến của khách hàng. Đến định kỳ hàng quý, Phòng hành chính tư pháp báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp về mức độ thực hiện mục tiêu chất lượng hồ sơ, có thống kê, phân tích, đề xuất hướng khắc phục, cải tiến, để từ đó nhận được chỉ đạo sát hợp hơn trong quý tới. Tương tự sản phẩm hộ tịch, các sản phẩm khác được thực hiện hiệu quả, nhanh gọn từ “Iso” mới ở Sở Tư pháp Lâm Đồng trong gần một năm qua với số lượng đáng kể như thẩm định 126 văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND tỉnh Lâm Đồng…

Từ những kết quả nêu trên, chuyên viên Phòng Hành chính tư pháp, Trần Thị Mỹ Linh tự đánh giá: “Tuy vẫn còn nhiều hạn chế cần tiếp tục được khắc phục, việc ứng dụng “Iso” mới trong gần một năm qua, chúng tôi có cơ hội mới để phát huy trách nhiệm thực thi công vụ và không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình. Thông qua phiếu thăm dò rộng rãi, “Iso” mới được khách hàng đánh giá cao về tính gọn nhẹ, rõ ràng, nhanh chóng, thuận lợi, đúng hẹn…”.